Personvernerklæring


1. INTRODUKSJON
Ditt personvern er viktig for oss i Berg-Hansen og vi er opptatt av å verne om dine personopplysninger.

Når du bestiller reiser og eventer, privat eller via din bedriftsavtale, behandler Berg-Hansen personopplysninger om deg. For å gi deg en flott opplevelse, samler vi inn personopplysninger om deg ved forskjellige anledninger, for eksempel når du bestiller en reise gjennom oss, bruker tjenestene våre, besøker nettstedet eller mobilapplikasjonene våre eller på annen måte samhandler med oss. All informasjon som Berg-Hansen behandler om deg, har du selv oppgitt. Vi henter ikke inn data fra andre kilder.

Vi vil at du skal forstå hvordan vi bruker dine personlige data, hvordan vi holder dem trygge og hvilke rettigheter du har. Denne personvernerklæringen beskriver derfor;

  • hvilke opplysninger vi innhenter om deg,
  • hvorfor de innhentes,
  • hvordan vi bruker, deler og sikrer disse dataene, og
  • dine valg angående bruk, tilgang og korrigering av dine personlige data.

Vi oppfordrer deg til å lese vår personvernerklæring.


2. DATABEHANDLER OG BEHANDLINGSANSVARLIG
Som bedriftskunde, hvor din arbeidsgiver har en avtale med oss, har vi en avtale om et felles behandlingsansvar. Det betyr at vi selv bestemmer formålet med behandlingen av opplysningene, og de virkemidlene vi benytter til dette. Vi samarbeider med en rekke leverandører inkludert offentlige myndigheter, andre forretningspartnere og leverandører, og kan dele personopplysninger hvis;

  • vi har legitim årsak
  • det er tillatt ved lov, eller
  • du har samtykket

Som privatkunde hos oss er Berg-Hansen behandlingsansvarlig.

I denne personvernerklæringen kan du lese mer om behandlingene Berg-Hansen er behandlingsansvarlig for.

Dersom du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller vurderingene vi har gjort, kan du kontakte oss på personvernombud@berg-hansen.no.

Kontakt Datatilsynets eget personvernombud

Berg Hansen har utnevnt et eget personvernombud som du kan kontakte dersom du har spørsmål til hvordan vi behandler personopplysninger om deg, eller du trenger hjelp til å utøve dine rettigheter overfor Berg Hansen. Personvernombudet har taushetsplikt.

Kontakt vårt ombud på personvernombud@berg-hansen.no. Dersom du skal sende henvendelsen per post, er adressen:

Berg Hansen Reisebureau
Postboks 465 Sentrum
0105 OSLO

Merk konvolutten «Berg-Hansens personvernombud»

Merk! Om du ønsker melde deg av nyhetsbrev eller post, ber vi deg benytte avmeldingslink i nyhetsbrevet.


3. HVA VET VI OM DEG OG HVOR LENGE LAGRER VI DATA OM DEG?
Berg-Hansen oppbevarer personopplysningene vi samler inn i en form som tillater identifisering av deg så lenge det er nødvendig for de formålene personopplysningene samles inn for og behandles i hvert enkelt tilfelle, og i alle fall ikke lenger enn som spesifisert av gjeldene lover.

Hvor lenge vi oppbevarer opplysninger om deg kan avhenge av blant annet;

  • når du bestilte billett
  • når du reiste
  • lovpålagte oppbevaringskrav
  • om du har gitt oss ditt samtykke, eller
  • om du har en reiseprofil

Vi har retningslinjer for oppbevaring av personopplysninger. Og det er denne som bestemmer hvor lenge vi oppbevarer personopplysninger og hvilke personopplysninger vi behandler.

Vi lagrer personopplysningene dine så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene som beskrevet i denne personvernerklæringen. Det innebærer i hovedsak følgende:

a) Identitets- og kontaktinformasjon, inkludert navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, kjønn, fødselsdato og nasjonalitet.

Du gir oss disse opplysningene hvis du bestiller en reise, registrer deg for å motta våre nyhetsbrev, registrerer en reiseprofil eller bruker våre digitale plattformer eller samhandler med våre sosiale mediekontoer (inkludert ved å delta i konkurranser) eller hvis du er i kontakt med vårt kundesenter. All informasjon vi har om deg har du selv oppgitt. Vi henter ikke inn data fra andre kilder. Mer om dette i punkt 4.

Vi lagrer denne informasjonen fra og med bestillingspunktet og i inntil 5 år etter at reisen din er ferdig, eller til samtykke er trukket tilbake.

Vi kan lagre personopplysningene dine lenger hvis du ønsker at vi skal oppbevare dem til din neste reise og du har gitt samtykke til dette. Ved registrering via Berg-Hansens selvbetjeningsportal Webgate, vil informasjonen du har oppgitt i portalen være lagret så lenge du er registrert som bruker av denne portalen.

b) Pass- og visum informasjon.

Når du bestiller en reise med oss oppgir du informasjon om gyldige reisedokumenter og visum, der det er aktuelt. Vi behandler denne informasjonen for å overholde lovkrav i innreiselandene.

All informasjon vi har om deg har du selv oppgitt. Vi henter ikke data fra andre kilder. Mer om dette i punkt 4. Vi lagrer denne informasjonen fra og med bestillingspunktet frem til du trekker ditt samtykke til slik oppbevaring. I noen tilfeller kan vi være pålagt å oppbevare dataen lenger i henhold til lovgivning.

c) Transaksjonsdata, inkludert kreditt-/debetkortnummer, fordelskort, betalingsmåte og kjøpshistorikk.

For å behandle betalinger og fakturering når du foretar et kjøp enten i forbindelse med en reise eller produkter og tjenester som landflukter vil vi behandle betalingsinformasjonen din for å behandle transaksjonen.

Vi lagrer betalingsmåte, kreditt-/debetkortnummer i inntil 5 år. All annen transaksjonsdata og finansielle data lagres i inntil 10 år eller iht. lokale bokføringsregler. Berg-Hansen følger de til enhver tid gjeldende PCI-DSS regler for oppbevaring og behandling av kredittkortinformajson.

d) Bestillingsinformasjon og aktivitetsinformasjon, inkludert informasjon knyttet til bestilte reiser, fly-reservasjoner, hotellbestillinger, reiserute, og reiseselskaper.

All data relatert til bestilling og aktivitetsinformasjon samles inn når du foretar en bestilling eller et kjøp hos oss. Vi har kun informasjon om deg som du selv oppgir og henter ikke data fra andre kilder. Mer om dette i punkt 4.

Vi oppbevarer informasjon om destinasjon og reisedato inntil 5 år. I noen tilfeller kan vi være pålagt å oppbevare dataen lenger i henhold til lovgivning.

e) Kommunikasjon mellom deg og oss, inkludert opptak av samtaler til kundesenteret vårt, e-postkommunikasjon, chat og kommentarer og vurderinger som er innhentet gjennom undersøkelser eller som du har lagt ut på kanalene våre eller på sosiale medier.

Vi holder oversikt over kommunikasjon mellom deg og oss for å kunne svare på dine forespørsler, opprettholde en god service og for å oppfylle avtalen vår med deg.  Vi har kun informasjon om deg som du selv har oppgitt og henter ikke data fra andre kilder. Mer om dette i punkt 4. Vi oppbevarer din kommunikasjon med oss i opp til 5 år, eller så lenge som krevet at lokal lovgivning slik at vi kan behandle eventuelle karv eller forespørsler fra deg.

Du kan gi eller trekke samtykke til lydopptak på din profil i Berg-Hansen sin selvbetjeningsportal Webgate.

f) Digital informasjon, inkludert IP-adresse, nettleserdata, trafikkdata, bestillingshistorikk, atferd på sosiale medier og brukermønster. Hvis du abonnerer på nyhetsbrevene våre, kan vi innhente opplysninger om hvilke nyhetsbrev du åpner, plasseringen din når du åpner dem og om du benytter eventuelle nettkoblinger i nyhetsbrevene.

Vi samler inn data om deg når du bruker våre nettsider, mobilapplikasjoner og andre digitale plattformer for å gi deg en best mulig opplevelse og forstå hva du kan være interessert i. Det er enheten din som gir oss denne informasjonen enten du er logget inn på kontoen eller har godtatt informasjonskapsler. Når du besøker våre digitale plattformer og bruker våre tjenester betyr det at vi må identifisere deg (f.eks. nå du bestiller en reise, logger inn på kontoen din, når du ønsker at vi skal identifisere deg som ansatt hos et av selskapene vi har avtale med og når vi trenger å huske dine preferanser.

Vi anonymiserer denne informasjonen før bruk til analyseformål.


4. HVORFOR, NÅR OG HVORDAN SAMLER VI INN DATA OM MEG?
Vårt hovedformål er å gi deg unike reiseopplevelser. Nedenfor finner du hovedformålene med behandlingen, samt hvorfor, når og hvordan dataene dine blir behandlet.

a) Gi deg informasjon når du bestiller en reise eller booker et event (via nettside, telefon eller epost)
Vi trenger å vite navnet ditt, kontaktdetaljer samt innholdet i forespørselen din for å kunne behandle henvendelsen din og gi deg relevant informasjon om reisene dine og eventuelle events. Det er viktig for oss å sikre at reisene dine foregår så komfortabelt og problemfritt som mulig så vi vil sende deg informasjonen vi anser som nødvendig for å organisere reisen din og oppfylle avtalen vår med deg. Dette omfatter informasjon som gjelder avgangstider, kanselleringer og innsjekkingstid på hoteller osv. Vi kan videreformidle denne informasjonen om deg til våre samarbeidspartnere, fordi de trenger denne informasjonen for å kommunisere med deg, samt for å tilby deg støtte og assistanse. Mer om dette i punkt 5.

I tillegg, og bare hvis du oppgir ditt uttrykkelige og spesifikke samtykke, vil vi bruke kontaktinformasjonen din til å sende deg nyhetsbrev og markedsføringskommunikasjon via e-post eller SMS om våre produkter og tjenester som kan interessere deg. Denne behandlingen er basert på ditt samtykke, og du kan når som helst tilbakekalle ditt samtykke.

b) Fullføre og håndtere bestillinger
For at vi skal booke en reise for deg trenger vi ditt navn, kontaktinformasjon, fødselsdato og nasjonalitet når du bestiller. Vi registrer også litt informasjon om dine valg, f.eks. billettkategori, ønsket romstørrelse, om du trenger rullestolassistanse på flyplassen, matpreferanser på flyreisen etc.  Vi behandler disse dataene på grunnlag av kontrakten med deg. Du må også oppgi informasjon om gyldig reisedokumenter og visum, der det er aktuelt. Vi behandler denne informasjonen for å overholde lovkrav i innreiselandene. I løpet av bookingen kan du i noen tilfeller kommunisere data som indikerer informasjon om helsen din eller til og med dine religiøse preferanser (allergier eller matpreferanser som indikerer overholdelse av en bestemt religion – for eksempel kosher- eller halalmat – eller medisinske forhold som krever spesiell oppmerksomhet – som funksjonshemninger eller cøliaki). Vi samler inn disse dataene når du opplyser oss om dette. For cruise samler vi dette inn i ett egenerklæringsskjema via vår underleverandør, Cruise Collection, og behandler dem bare på grunnlag av ditt informerte og spesifikke samtykke. Det er ikke obligatorisk å oppgi disse dataene, men vær oppmerksom på at hvis du ikke gir dem, er det ikke sikkert vi kan imøtekomme dine behov ombord og i enkelte tilfeller av sikkerhetshensyn er det ikke sikkert at du kan bestille den ønskede reisen. For at vi skal kunne legge til rette for reisen din på en god måte, kan det være at vi må videreformidle informasjonen din til filialer, agenter og samarbeidspartnere.

c) Sende deg informasjon om produkter og tjenester som ligner på eller har sammenheng med produkter og tjenester som du allerede har bestilt
Når du gir oss din kontaktinfo i forbindelse med bestilling av en reise med oss, vil vi sende deg informasjon om produkter eller tjenester som er like eller relatert til de du bestilte, med mindre du benytter deg av din rett til å reservere deg fra å motta markedsføringskommunikasjon fra oss på bestillingstidspunktet. For eksempel vil vi sende deg informasjon om aktivitetstilbud eller restaurantalternativer som er tilgjengelige på cruiset du bestilte.

Denne databehandlingen utføres på grunnlag av våre legitime interesser i å informere deg om lignende eller relaterte produkter og tjenester som vi tilbyr, og som kan forbedre din cruiseopplevelse.

d) Sende deg personlig og tilpasset nyhetsbrev og kommunikasjon i henhold til dine preferanser
Du har mulighet til å gi ditt informerte og spesifikke samtykke til å motta personlig informasjon fra oss når du registrer deg for vårt nyhetsbrev, når du registrer deg som bedriftskunde, når du når du ber om en brosjyre, i en samtale fra oss, eller deltar i en av konkurransene vi arrangerer på nettstedet vårt. I alle tilfeller ovenfor er det ikke obligatorisk å gi ditt samtykke til å motta personlige meldinger og tilbud fra oss, men uten ditt samtykke vil vi ikke kunne sende deg personlige tilbud.

Behandlingen av dataene dine for de formålene som er angitt ovenfor er basert på ditt spesifikke samtykke. Du kan når som helst tilbakekalle dette samtykke ved å klikke på «avmelding» -linken nederst i en mottatt markedsførings-e-post fra oss eller ved å bruke kontakt-e-postadressen i avsnitt 2 i denne kunngjøringen. Før du går ombord på cruiseskipet, registrerer vi også din interesse for å motta spesielle, personlige tilbud i kabinen din.

Hvis du for eksempel reiser med barn, vil vi sende deg spesifikk informasjon om arrangementene vi arrangerer for barn om bord. Du kan velge å ikke gi dette samtykke, men i så fall vil du ikke motta personlige meldinger i kabinen under oppholdet. Vi vil behandle personopplysningene dine på grunnlag av våre legitime interesser i å informere deg om tilbudene ombord som er aktive under cruise, og som kan forbedre cruiseopplevelsen din.

e) Berg-Hansen-app
Hvis du velger å laste ned mobilapplikasjonen samler vi ditt navn, etternavn, fødselsdato, telefonnummer, epost via appen for å skreddersy valgene du gjør i appen vår. Alle data lagres på din profil i Berg-Hansen sin selvbetjeningsportal Webgate.  


5. INTERNASJONAL OVERFØRING AV INFORMASJON
a) I Berg-Hansen har vi kunder på tvers av landegrensene og vi er knyttet til globale avtaler. Vi overholder regler og lover, ikke bare i Norge, men forholder oss til GDPR og myndighetene i de landene vi opererer i.

b) Vi har partnere og leverandører som befinner seg utenfor EØS-området og kan overføre informasjon til disse. Vi vil sikre at dine personopplysninger blir beskyttet på hensiktsmessig måte av den mottakende parten i disse landene. Med hensiktsmessig beskyttelse mener vi f.eks. å påse at den mottakende parten er kontraktsmessig pålagt til å sikre at de tilbyr samme grad av personvern- og informasjonssikkerhet som oss. Du kan når som helst be om mer informasjon eller om å motta et eksemplar av sikkerhetstiltakene vi benytter oss av for å sikre at personopplysningene dine overføres på en juridisk forsvarlig måte.

c) Som reisebyrå må vi dele informasjon om reisende med lokale myndigheter for innvandringsformål. Data kan også måtte deles i forbindelse med spesielle hendelser, som smittesporing. Disse dataene delenes og overføres basert på den juridiske forpliktelsen som Berg-Hansen har i forhold til de relevante myndighetene, og bare de nødvendige dataene blir kommunisert.


6.  DINE PERSONVERNRETTIGHETER
Du kan når som helst kontakte oss hvis du ønsker å få tilgang til eller korrigere personopplysningene dine. Du kan også be om et eksemplar av informasjonen vi har innhentet om deg.

a) Innsyn og dataportabilitet: Du kan når som helst kontakte oss hvis du ønsker tilgang til personopplysningene dine. Du har rett til å motta personlige opplysninger som du har gitt til oss, i maskinlesbart format.

b) Retting eller sletting: Du har som utgangspunkt rett til å be oss om å rette feilaktige opplysninger om deg og be oss om å slette personopplysninger om deg. Vi er derimot pålagt å oppbevare den informasjon som kreves for å oppfylle avtalen vår med deg, samt informasjon som er nødvendig for å overholde gjeldende lover og regler eller krav fra myndigheter.

c) Klage til Datatilsynet: Dersom du er uenig i måten vi behandler sine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet. Vi vil sette pris på om du kontakter oss først, slik at vi kan oppklare eventuelle misforståelser.


7. INFORMASJONSKAPSLER (COOKIES) OG STATISTIKK
Informasjonskapsler er små tekstfiler som plasseres på datamaskinen din når du laster ned en nettside. Noen av informasjonskapslene er nødvendige for at ulike tjenester på nettsiden vår skal fungere.

Opplysningene vil ikke bli brukt til å identifisere individuelle besøkende, med unntak av Berg-Hansens innloggede kunder. Du kan angi eller endre innstillinger i nettleseren for å godta eller avvise informasjonskapsler. Hvis du velger å avvise informasjonskapsler, kan du fortsatt bruke våre nettsider og vise tjenester, men tilgangen til noen funksjoner og områder på nettstedet eller tjenestene våre kan være begrenset.

Vi benytter oss av tredjeparts analyseverktøy (Matomo) for å tilby våre kunder brukervennlige nettsider.  Du kan når som helst endre dine innstillinger og lese mer om de ulike informasjonskapslene ved å trykke på ikonet for «innstillinger for informasjonskapsler» nederst på våre nettsider.


8. ENDRINGER I DENNE PERSONVERNINFORMASJONEN
Vi jobber kontinuerlig med utvikling og forbedring av våre tjenester overfor våre kunder. Dette vil kunne endre måten eller omfanget av vår behandling av personopplysninger. Fra tid til annen vil vi derfor justere og oppdatere denne personverninformasjonen. Du vil få varsel om disse endringene når og hvor dette er hensiktsmessig; de kan eventuelt publiseres på startsiden vår. Alle endringer vil først tre i kraft etter at de har blitt kommunisert/publisert.