Slik lager du et perfekt event
Kjært barn har mange navn, og ordet «event» er ofte brukt for å beskrive ulike arrangementer som firmafest, kickoff, konferanse, kundearrangement, tematur etc. Men er det ikke i bunn og grunn bare et finere ord for fest – og hva er så komplisert med å arrangere en fest?
For ja, event er et samlebegrep på ulike typer arrangementer, men innebærer også så mye mer enn bare en fest hvor vi setter fram litt mat når gjestene kommer, og deretter rydder plass til dansegulvet når volumet på musikken skrues opp.
Et event handler like mye om å lage en perfekt ramme og innhold til eksempelvis et fagseminar, en konferanse, interne arrangementer og ulike kundearrangement. Et event skal trigge alle sanser og skape en følelse av felleskap for deltagerne. Når deltakerne opplever en positiv stemning øker også kreativiteten og inspirasjonen. Dette kan man dra nytte av når man er tilbake til hverdagen, på kontoret.
Det bør alltid være en rød tråd gjennom hele arrangementet som gjenspeiler verdiene, strategien og forretningsideen til bedriften. Vi anbefaler alltid at du tenker gjennom hva dere ønsker å oppnå med arrangementet, for deretter utarbeide et konsept som styrer mot nettopp dette målet.
Hvert år gjennomfører vi over 3000 arrangementer for våre kunder. Det betyr at vi gjennom mange år har opparbeidet oss en solid dose erfaring på hvordan skape eventet alle snakker om på jobben – resten av året!
6 event-tips:
1. Er hotellet eller lokalet i tråd med tema og konsept for arrangementet?
Et lokale har stor betydning for atmosfæren og hvilken følelse det skaper hos deltakerne. Det er en grunn til at vi etter ungdomsskolen flyttet festene ut av gymsalen, eller hva?
2. Passer artisten og/eller konferansieren inn i vårt konsept?
Vi har vel alle opplevd en klein situasjon hvor den som underholder bommer så til de grader at alle helst vil grave seg ned. Unngå slike kleine opplevelser og sørg for å gjøre en god research på forhånd, og ikke minst, gi dem en god brief slik at de er innforstått på hva de skal levere.
3. Er jeg kompetent nok til å briefe teknikere?
Dette er et spørsmål du bør stille deg dersom eventet ditt trenger teknisk leveranse utover prosjektor og høyttaler. Det er ekstremt viktig at slike ting fungerer perfekt, men det krever også en viss teknisk forståelse. Og ikke minst, kunne se om tilbudet du har fått er overpriset?
4. Sørg for å ha en back-up plan
Hva gjør du dersom sykdom eller andre ting forhindrer artistene eller konferansieren til å komme? Bare tanken på at selve høydepunktet i arrangementet blir borte, gjør at man kjenner blodet forsvinne fra hodet. Tenk alltid på alle eventualiteter, da er du bedre rustet dersom krisen skulle oppstå.
5. Når bør måltider være i forhold til underholdningen?
Ingenting bremser en fest mer enn deltakere med lavt blodsukker. Det gjelder å finne de beste tidspunktene for servering av mat, slik at det smelter inn i arrangementet på en naturlig måte.
6. Skaff gode kontakter og kvalitetsbevisste leverandører
Det kan ta tid å opparbeide seg et knippe gode samarbeidspartnere som du vet leverer kvalitet, og som man kan stole på både når det gjelder pris og leveranse. Det er rett og slett en jungel, der ute….