Den «skjulte» kostnaden
Mange bedrifter og virksomheter er opptatt av å samle reisevirksomheten for å oppnå besparelser, og gjøre det enkelt for den ansatte å bestille reiser. Men ofte glemmes det å inkludere kurs og konferansetrafikken i dette regnestykket.
En tredjedel av alle selskaper eller virksomheter har ingen sentralisert enhet i organisasjonen som håndterer møtebestillinger, ifølge en undersøkelse utført av Carlson Wagonlit Travel. Ofte planlegges møter og arrangementer separat i de enkelte avdelinger og forretningsenheter. Som et resultat er innkjøpene delte, og dermed kan betydelige innkjøpsfordeler gå tapt.
Det er vanskelig å fastslå alle kostnadene som er forbundet med møter og arrangementer, men den samme undersøkelsen viser at kurs og konferanseutgifter kan utgjøre så mye som 40 prosent av de totale reiseutgiftene i en bedrift.
Tenke langsiktig
Ethvert arrangement krever ressurser. Det handler om alt fra behovskartlegging til endelig oppgjør. Dette fører til at bedrifter investerer betydelig menneskelig kapital, men risikerer å gå glipp av potensielle besparelser om bedriften gjør individuelle innkjøp av gruppereiser og arrangementer, og ikke har noen felles retningslinjer eller reisepolitikk.
Gjennom å tenke langsiktig og lage felles budsjetter for kurs og konferanser og planlegge faste årlige arrangementer i god tid, får man bedre kostnadsoversikt. Ved å være tydelig på hvor mye man tenker å kjøpe av slike tjenester vil bedriften oppnå forhandlingsstyrke og bedre priser og betingelser i leverandørforhandlinger.
Fem nyttige tips for effektiv håndtering av kurs- og konferanse arrangement i bedriften:
1. Få en sterkere forhandlingsposisjon
Lag en oversikt over hvilke aktører dere ønsker å inngå samarbeid med.
Tips: Start med å inngå en avtale med et konferansested som dekker et tydelig behov i deres bedrift, og utvid avtalene etter hvert til å inkludere andre leverandører på transport og andre aktuelle aktører.
2. Etabler smarte rutiner
Planlegging av arrangementer er tidkrevende. Men noen av oppgavene er alltid de samme: forespørsel, tilbud, aksept, påmelding, endringer, oppgjør og viderefakturering.
Tips: Start planlegging i god tid og finn destinasjoner som passer for deltakerne. La andre ta hånd om oppgaver bedriften ikke er gode på selv, og dra fordeler av deres ekspertise.
3.Ta i bruk effektive verktøy
Erstatt manuell registrering med teknologi for å forbedre samordning og datakvalitet for både arrangører og deltakere.
Tips: Det finnes mange leverandører i dette markedet som kan tilby elektroniske påmeldingskjemaer, som gjør det enkelt for både arrangør og deltakere å holde oversikten
4. Effektiv betaling og oppgjør
Bruk en felles metode for betaling, for eksempel ett kredittkort per møteplanlegger, for å enklere håndtere alle data og kostnader. Alternativt lag rutiner for faktura, godkjenning og eventuelt viderefakturering.
Tips: Betal så mye som mulig av kostnaden på forhånd, fremfor å måtte håndtere og refundere reiseregninger i etterkant.
5. Evaluering og forbedring
Finn områder for forbedring og sikre kontinuerlig fremgang gjennom å måle deltagertilfredshet, besparelser, kvalitet på leverandør og måloppnåelse for hvert arrangement.
Tips: Statistikker og dokumenterte resultater gir bedre forhandlings- og beslutningsgrunnlag, samtidig som de gir innspill til endrede rutiner og leverandøravtaler.