Tilbake

Fremtidens møteplasser. Digitale, hybride eller fysiske?

Mange virksomheter sier at digitale møter er vel og bra, men at det alltid vil være behov for å møtes ansikt til ansikt. Jeg tror at vi innen møter, gruppereiser, konferanser og events vil se store endringer i måten vi gjennomfører arrangementer på i fremtiden.

I Berg-Hansen arrangerer vi til daglig små og store møter, gruppereiser i inn- og utland, teambuilding, konferanser, events og digitale produksjoner. Vi har hatt en kraftig vekst i dette markedet de siste årene – frem til alt ble snudd på hodet i mars 2020.

I dag ligger store deler av bransjen nede for telling. Det store spørsmålet er hva som blir den nye normalen. For selv om mange håper og tror at markedet kommer tilbake til der vi var før pandemien, og vi er skjønt enige om at dagens reiserestriksjoner ikke er bra for hverken utvikling, innovasjon, kunderelasjoner, kultur- eller teambuilding, så er det ingen som tror at de kommer til å reise like mye som før.

Hvordan ser fremtidens møteplass ut?

Etter store omveltninger oppstår det ofte varige endringer. Samtidig vil store omveltinger også bety nye muligheter. Det sies jo at man aldri skal forspille de mulighetene som ligger i store kriser. Slik jeg ser det, vil vi fremover kunne dele møteplasser i tre kategorier; heldigitale, hybride eller helfysiske. Dette legger jeg i de ulike begrepene:

1. Heldigitale møter
   Møter der behovet for nettverksbygging er lav, og kostnadene knyttet til tapt arbeidstid, reise og opphold ikke like lett kan forsvares. På heldigitale møter kan flere delta uten å bruke tid på reise. «Møteserier» rundt i landet kan nå bli én digital samling. Dessuten kan opptak gjenbrukes i mange sammenhenger. Eksempler på møter som oftere vil bli heldigitale er interne samlinger og kurs.

2. Helfysiske møter
   Dette er møteplasser der nettverksbygging, felles opplevelser og kulturbygging står sentralt. Typisk arrangementer som events og kickoff der underholdning, samhold,  motivasjon, kulturbygging og belønning er stikkord i forhold til hva man ønsker å oppnå. Også aktuelt for strategisamlinger og liknende som forutsetter diskusjoner og refleksjon.

3. Hybride møter
   Før pandemien var det vanlig at vi streamet arrangementer som et supplement til den fysiske gjennomføringen. Den nye normalen er at vi gjennomfører arrangementer som om det er en TV-sending. Dette vil ved store konferanser bety færre stoler, mindre bespisning og mindre overnatting, men samtidig mange flere deltakere.

Jeg tror at hybride møter blir den nye normalen. Det betyr også at kunden er avhengig av gode produsenter og arrangører som kan styre brukertilgang og legge til rette for å se ting i opptak, og ikke minst at det finnes sikre og fleksible betalingsløsninger. Når det gjelder de «tradisjonelle» møtelokalene så må disse evne å konfigureres for å kunne møte fremtidens behov.

Hva vil de viktigste driverne mot den nye normalen være?

I tillegg til endringer i måten vi møtes på, vil det fremover også bli nødvendig med nye tanker rundt hva som legger føringer for de ulike arrangementene. Jeg har delt mine tanker rundt dette i tre punkter, nemlig kost-nytte, bærekraft og fleksibilitet.

1. Vi vil se mer kost-nytte vurderinger rundt selve opplevelsen

Kostnad knyttet til tidsbruk bli mer sentral, og det vil bli stilt større krav til verdi på alle gjennomføringer. I dette legger jeg mer innhold, bedre regi og større krav til teknisk produksjon.

For arrangementer der man møtes fysisk tror jeg forventningene til totalopplevelsen vil heves. Hele verdikjeden fra invitasjoner, til gjennomføring og oppgjør må levere sømløst fra A til Å. Ofte vil det være mange aktører eller leverandører som skal levere inn i arrangementet. Dette samarbeidet må gå knirkefritt, og bevisstheten om at alle må levere prikkfritt underveis må være høy. Når det er sagt så tror jeg betalingsvilligheten er der og at mange vil kunne forsvare gode priser.

2. Bærekraft blir enda høyere på agendaen

Fokus på bærekraft er ikke noe nytt, men vi ser nå en forsterket fokusering på virksomhetens fotavtrykk på miljøet. Terskel for å møtes fysisk heves, og mange har strengere krav til klimaregnskap og ser på mulighetene for Co2-kutt. Kort og klimavennlig reisevei betyr også at flere arrangementer kan gjennomføres i vårt hjemmemarked, så lenge hele opplevelsespakka er på plass.

Økt bruk av hjemmekontor og digitale møter bidrar positivt til klimaambisjonene, både på nasjonalt- og virksomhetsnivå. Samtidig kan dette også bety at behovet for å møtes fysisk blir større. Vi er tross alt sosiale vesener som verdsetter samhold. Det ligger muligheter for vekst i dette landskapet.

3. Vilkår og fleksibilitet blir sentrale punkter

Med et marked i usikkerhet er det nødvendig med tydelige avbestillingsvilkår og fleksibilitet i forhold til antall deltakere. Blir vi 100 eller 500 deltakere? Hvor mange deltar fysisk? Nå planlegges arrangementer med både plan A, B og C, og både bestillinger og endringer skjer gjerne hurtig.

Når det er sagt så vil mer fleksible vilkår for kunden betyr mer risiko hos leverandør. Denne økte risikoen må vi ha et bevisst forhold til. Dette betyr også at vi som bransje kan ta betalt for den fleksibiliteten kunden forventer. Alle er vant til at det koster å tegne en forsikring.

Markedet i 2022 og fremover

Jeg har ikke fasiten på hvordan markedet ser ut i 2022 og fremover, men jeg har delt de tankene vi har gjort oss i Berg-Hansen. Jeg håper dette kan være til inspirasjon, og oppsummer det på denne måten:

• Mye trekker i retning av et mindre marked målt i overnattinger og bespisning, men større i antall deltagere og mer profesjonelle produksjoner.
• Flere digitale møteplasser – der hybriden blir den nye normalen.
• Opplevd verdi, bærekraft og fleksibilitet blir viktige drivere for kundens valg av konsept og leverandører.
• Samarbeid på tvers av verdikjeden blir enda viktigere enn før.

Det eneste sikre er at det meste er usikkert 😊