Covid-19: En etterlengtet konferansesesong kan endelig starte
De nasjonale smittevernreglene ble endret på tampen av mai, og det er nå igjen lov med fysiske konferanser innendørs for opp til 200 deltakere. Det betyr at en etterlengtet konferansesesong, endelig kan starte.
Etter 1,5 år med hjemmekontor og Teams-møter, er behovet for å møtes stort. Under pandemien har samhandlingen, utviklingen, innovasjonen og internkulturen blitt flyttet over på digitale plattformer. Noe av det har fungert utmerket – ikke alt. Men med nasjonale lettelser, lavere smittetrykk, og en vaksine i full utrulling, kan vi nå endelig møtes igjen. Og allerede nå melder flere hoteller og konferansesteder om stor etterspørsel.
Flere ønsker å møtes med én gang, mens andre gjør seg klare for en høst med økt aktivitet. Markedet er nå i full gang med å planlegge konferanser, kickoff og ulike arrangementer som markerer startskuddet for en ny hverdag.
– Planlegger du å samle ansatte eller kunder i høst, bør du ikke vente for lenge med å bestille. Det begynner å fylle seg opp, allerede, sier prosjektleder for Meetings & Events i Berg-Hansen, Catharina Schlytter-Henriksen.
– Spesielt dersom du ønsker å legge konferansen til de mer unike stedene, begynner det å haste. Her er kapasiteten stort sett mindre enn på de store konferansehotellene i storbyene. Mange ønsker å ha de litt mindre konferansestedene helt for seg selv. Husk også at jo flere deltakere, desto tidligere ute bør du være, fortsetter Catharina.
Dette er de viktigste lettelsene for konferansemarkedet, som ble gjennomført nasjonalt 27. mai:
- Arrangementer kan gjennomføres med 200 personer innendørs, der alle sitter på faste tilviste plasser. Uten faste tilviste plasser er det tillatt med 50 personer.
- Offentlige arrangementer: Antall personer til stede på innendørs arrangementer uten, faste tilviste sitteplasser blir justert fra 10 til 50.
- Skjenketiden utvides til kl. 24.00 og kravet om matservering fjernes. Det er fortsatt krav om bordservering.
- Fjerner skille mellom nødvendige og unødvendige reiser ved innreise til Norge, og ser heller på smittetrykket i enkeltland.
Fra midten av juni skal det gjøres en vurdering av om fase tre kan starte, og da vil konferansekapasiteten kunne øke til 1000 personer, med faste tilviste plasser.
Det er viktig å presisere at dette er de nasjonale tiltakene, og at enkelte kommuner kan ha strengere tiltak grunnet lokale smitteutbrudd.
Klikk her for full oversikt over gjeldende regler rundt arrangementer.
Hybride- og digitale møter er kommet for å bli
Men selv om det nå lempes på tiltakene, så har koronapandemien endret måten vi møtes på, også i fremtiden. Vi har blitt godt vant til digitale møter, og gode tekniske løsninger har kommet på plass.
– Hybride møter er en trend som vil fortsette å vokse fremover, og dette er en møteløsningen som kombinerer fysisk- og digital deltakelse. Et hybrid møte kan eksempelvis være digitale møter mellom ulike byer, hvor deltakerne i samme by møtes. Dette er effektive og kostnadsbesparende løsninger, som flere og flere nå benytter seg av, sier Catharina.
Trygge møter og fokus på smittevern
Smittevern er fortsatt like aktuelt, og helt elementært for at det igjen skal være trygt å gjennomføre fysiske møter. Heldigvis så er dette noe alle hoteller og konferansesteder i Norge tar på alvor, og det er også noe våre prosjektledere har fokus på. Du kan med andre ord føle deg trygg på at smittevernet blir ivaretatt, også fremover.
Viktig å ha noe å se frem til
Men haster det egentlig å samles? Holder det ikke med Teams? Vi skal selvsagt fortsette med Teams. Men behovet for å møtes ansikt-til-ansikt er noe mange sitter og kjenner på nå, og det er mange som ikke har sett kollegene sine på svært lang tid. Det å ha noe å se frem til, er viktig – noe som markerer starten på den «nye» hverdagen vår!
Ønsker du hjelp med planleggingen av din neste konferanse – fysisk, digital eller hybrid? Ta kontakt med oss 😊
Telefon: +47 810 56 810
E-post: grupper@berg-hansen.no