Slik får du et bekymringsfritt arrangement
En prosjektleder investerer mye tid i forkant av et arrangement, slik at alt går som planlagt. Målet er å styre eventet med en stødig hånd fra start til slutt, og sørge for en sømløs gjennomføring. Prosjektlederen holder hodet kaldt når det stormer, er bindeleddet mellom deg og alle leverandørene, og din trofaste rådgiver gjennom hele prosessen.
Vi får ofte spørsmål om det lønner seg å ha med seg prosjektlederen på selve gjennomføringen, og svaret vårt er i 99 prosent av tilfellene; ja. Her får du 5 grunner til hvorfor.
1. Trygghet
Prosjektlederne våre kan ikke telle på én hånd hvor mange arrangementer de har gjennomført, men de sitter på enorme mengder informasjon, erfaringer og kunnskap, som er viktig for en vellykket gjennomføring.
«Stålkontroll» er en egenskap som er viktig, og prosjektlederne jobber systematisk og er dyktige på planlegging. De holder hodet kaldt når det koker, og er en stor trygghet å ha med seg under selve gjennomføringen. De sitter på alle detaljene, og er alltid et skritt foran. Slik kan de kvalitetssikre leveransen, og sørger for at du får det du har betalt for. Nemlig en god event-opplevelse!
2. Kontroll
Prosjektleder har alltid kontroll under en gjennomføring. Kontroll på hvem som gjør hva, og hva som er hvor. Kontroll på tidspunkter, innsjekk, program, og hvem som skal på scenen når. Kontroll på menyer og allergier.
Det eneste du trenger å ha kontroll på er deg selv, og telefonnummeret til prosjektlederen dersom du skulle ha spørsmål til noe prosjektlederen har kontroll på.
3. Profesjonell registering
Deltakerne blir ivaretatt fra de registrerer seg, til de forlater arrangementet. Når deltakerne dine ankommer, blir de møtt av Berg-Hansen bak registreringsbordet. Førsteinntrykket er viktig, og med en profesjonell registrering blir ikke dette en flaskehals.
Det finnes flere ulike løsninger, og dette tilpasses behov og antall mennesker. Det mest vanlige er QR-registrering, som gir god oversikt over hvem som er på arrangementet. Vi kan også dele ut fysiske navnelapper, og underveis i registreringen svarer vi på alle spørsmål deltakerne måtte ha.
4. Løsningsorientert
Det er ingen hemmelighet at utfordringer kan oppstå under en gjennomføring. Men med en prosjektleder tilstede vil verken du eller deltakerne merke noe til dette.
Prosjektlederne våre er løsningsorienterte og erfarne, og sannsynligheten er stor for at de har vært igjennom de fleste utfordringer før – og vet eksakt hvordan de skal løses. Etter et tett samarbeid i forkant, vet prosjektlederen hvilke ønsker og behov du har, og kan manøvrere arrangementet basert på dette. Kvalitetssikring er viktig, og de har alltid en plan b, c og d. De jobber hele tiden «behind the scene» for å levere kvalitet og en knirkefri opplevelse.
5. Du har én kontaktperson, vi har 100!
Ofte krever et arrangement flere underleverandører. Eventlokale, overnatting, foredragsholdere, konferansier, catering, blomsterdekor, teknikk, trykksaker og så videre.
Når du benytter Berg-Hansen trenger du kun å forholde deg til én person – nemlig prosjektlederen din som er tilstede. Med kun et kontaktpunkt vil dette gjøre dagen betydelig enklere for deg, slik at du kan senke skuldrene, kose deg og heller bruke tiden på deltakere dine.
Vi er eksperter innen møter, konferanser, seminarer, årsfester og mye mye mer. Ta kontakt med våre prosjektledere, for å sparre rundt ditt neste arrangement!
Relaterte blogginnlegg
Se alle innlegg
Eventprodusenten – eksperten i kulissene
Tips til planleggingen av årets konferanse
