Et vellykket event: Her er 6 tabber du må unngå
Et event kan være så mangt, men det som ofte er fellesnevneren er at det er mange detaljer å huske på. Hvis du ikke jobber med dette til vanlig, har vi full forståelse for at det kan gå litt fort i svingene. Dette er tabbene du bør unngå, for ikke å forkludre kickoffet, julebordet, sommerfesten eller banketten.
1. Ikke sjekke frister
Her kan du fort gå på en skikkelig økonomisk smell. Alle hoteller og venues har ulike frister, både når det kommer til å endre antallet, melde i fra om allergier, kansellere og så videre. Noe av det viktigste du gjør i bestillingsprosessen er å lese alt med liten skrift, uansett hvor mange sider det er. Hvis du ikke gjør dette, kan du ende opp med å måtte betale for flere deltakere enn de som er tilstede. Du kan også risikere det omvendte, nemlig at du ikke har nok plass til alle som har meldt seg på.
2. Innkjøp av unødvendig teknikk
Nesten alle hoteller og konferansesentere tilbyr standardiserte teknikk-pakker. Be om en spesifikasjon på hvilken type teknikk du har inkludert i prisen, slik at du ikke innhenter mer teknikk enn nødvendig. Leie av teknisk utstyr er kostbart, og da er det skikkelig kjipt å plutselig stå der med dobbelt opp av utstyr til det dobbelte av prisen.
3. Flaskehalser
I planleggingsfasen er det viktig å hele tiden tenke på flyten gjennom arrangementet. Har du husket å gjennomgå logistikken ved innregistrering og garderobe, slik at gjestene dine ikke blir stående i kø? Hva med logistikken og forflyttingen av mennesker i forbindelse med lunsj og middag? Desto større gruppe med mennesker du arrangerer for, jo viktigere er det at logistikken fungerer optimalt. Et arrangement blir stort sett vellykket når du klarer å unngå enhver flaskehals, og i disse koronatider er det også et krav fra myndighetene.
4. Det billigste er ikke alltid det beste
Det som ved første øyekast ser ut til å være det beste pristilbudt, er ikke nødvendigvis det som ender opp med å bli en god deal. Dessverre så pleier de fleste leverandører å pakketere og prise produktene sine ulikt, og da kan det ofte være utfordrende å sammenligne tilbudene.
Sjekk nøye hva som faktisk er inkludert i prisen du har fått, og ta alltid høyde for at det vil påløpe ekstra kostnader på elementer du ikke regnet med fra start. Slik unngår du å sprenge budsjettet allerede fra start.
5. Ingen kjøreplan
Selv om du har jobbet tett med arrangementet underveis, kan vi garantere at små detaljer glipper om du ikke har en detaljert kjøreplan å forholde deg til. Kjøreplanen bør ta for seg minutt-for-minutt, med beskrivelse for alle oppgaver som skal gjennomføres, til hvilket tidspunkt, og hvem som er ansvarlig. På den måten vet alle involverte parter hva som til skjer til enhver tid. En god kjøreplan sørger for at gjennomføringen går på skinner.
6. Ingen risikovurdering
Vi anbefaler alltid å ha et sikkerhetsmøte på stedet i forkant av arrangementet, for å kartlegge hvordan leverandøren løser utfordringer knyttet til brann, ulykker og andre potensielle uforutsette hendelser. I krisesituasjoner gjelder det å holde hodet kaldt, og har man tydelige instrukser i forkant vil man klare å ha nettopp dette.
Det kan også være lurt å ha en plan B i forbindelse med smitteverntiltakene som nå farger arrangementhverdagen vår. Grundige risikoanalyser er viktigere enn før, og en god plan for smitteforebygging er et krav. Hva gjør du om arrangementet ditt ikke er i tråd med den gjeldende maksbegrensningen for fysisk deltakelse? Vi stemmer på digital gjennomførelse!
Kontakt oss
I Berg-Hansen har vi prosjektledere med lang og variert erfaring, innenfor alle type eventer – store og små. Tar du kontakt med oss kan du derfor føle deg trygg på at arrangementet ditt blir gjennomført på en profesjonell, god og trygg måte.
Telefon: +47 810 56 810
E-post: grupper@berg-hansen.no