Bli selvbetjent ved hjelp av våre digitale verktøy

Publisert 27. oktober 2021

Det er ingen tvil om at reisebransjen er i konstant endring. Mange trodde reisebyråene skulle dø ut, den gang internett ble allemannseie – det skjedde ikke. Men det som skjedde var at hele bransjen tok en enorm digital dreining. Siden den gang har vi bare blitt mer og mer digitale, i takt med resten av samfunnet.

Det er heller ingen tvil om at digitale verktøy er viktig for kundene våre – for trenden de siste årene har vært en selvbetjeningsgrad på rundt 80 prosent. Tilbakemeldingene vi får, er at man ønsker å gjøre mest mulig selv online, bruke minst mulig tid på reiseadministrasjon, og samtidig ha et trygt og stødig reisebyrå i ryggen dersom noe uforutsett skulle skje.

Men det vi opplever i skrivende stund, er at flere ringer istedenfor å benytte våre digitale verktøy. Har koronapandemien av-digitalisert oss? Absolutt ikke, jeg tror bare vi trenger å bli minnet på hvilke muligheter vi har digitalt, som kunde i Berg-Hansen.

Reiseportalen Webgate

Webgate er ikke bare en bestillingsplattform, men en portal som gjør det mulig å være nær sagt 100 prosent selvbetjent.

Her kan du (selvsagt) bestille både fly, overnatting, leiebil og tog, og reiser kan enkelt endres og kanselleres direkte i portalen. Det er enkelt å bestille fly én vei, tur/retur eller rundreise med flere reisemål, og du kan kombinere ulike flyselskap på tur/retur flyvninger. Du kan også kombinere ulike bookingklasser, eksempelvis restriktiv flybillett på utreisen og fleksibel billett på returen. Du kan velge å betale med faktura, kredittkort eller reisekonto, avhengig av hvilke muligheter bedriften din har åpnet opp for.

I «reisemappen» din har du tilgang til all bestillingshistorikk og kvitteringer 5 år tilbake i tid. Du har også tilgang på fakturakopier, reisebekreftelser, og all aktivitet du har via vår avdeling for Meetings & Events.

I din «profil» kan du enkelt administrere innstillinger, legge inn personlig informasjon og avtaler – eksempelvis fordelskort. Er det lenge siden du har reist? Gå inn i profilen din og sørg for at all informasjon er oppdatert og at kredittkortet ditt fremdeles er gyldig. Med en godt utfylt profil, er bestillingen unnagjort i en fei.

Med utvidet reisebestiller-tilgang kan du bestille reiser for andre, opptil ni personer av gangen – både interne og eksterne. Det gjør jobben som intern reisebestiller, administrasjonssekretær og PA lekende lett. Hvis du ikke har denne utvidede tilgangen, har du og dine kolleger fremdeles mulighet til å bestille reiser for hverandre. Dette gjør dere ved å legge til hverandre som «reisebestillere» inne i «profil». Merk deg at det ikke er alle bedrifter som ønsker at dette gjøres, så rådfør deg med reiseansvarlig i din bedrift, dersom du er usikker på hva som gjelder internt hos deg.

Les mer om reiseportalen Webgate her.

Berg-Hansen App

Har du opplevd å bli tidligere ferdig i et møte og hatt lyst til å komme deg hjem med et tidligere fly? Eller har flyet ditt blitt forsinket, og du ønsker å endre til en annen flyvning? I appen kan du med få tastetrykk bestille, endre og avbestille reisene dine – mens du er på farten.

I tillegg tilbyr appen relevante varslinger om reisen din, som gjør at du alltid ligger et skritt foran.

Les mer og last ned Berg-Hansen App her.

CIBT Innreiseguide – disse reglene gjelder på ditt reisemål

Innreisereglene rundt om i verden er fremdeles i endring, og det kan være utfordrende å manøvrere seg igjennom jungelen av informasjon. Vi får mange henvendelser om dette, og stort sett alt våre reiserådgivere vet ligger også tilgjengelig online.

For utfyllende informasjon om hvilke innreiseregler som gjelder på ditt reisemål, anbefaler vi deg derfor å kikke på CIBT sin innreiseguide, som er tilgjengelig på våre nettsider. Her legger du inn hvor du reiser fra, din nasjonalitet og hvor du skal reise til, og får opp oppdatert informasjon på hva som gjelder for deg, på ditt reisemål.

Vi anbefaler også at du alltid sjekker Utenriksdepartementet (UD) sine reiseråd.

Det er viktig at du gjør dette FØR du bestiller reise, samt like i forkant av reisen – da innreisereglene kan endre seg.

Illustrasjon som viser rapporteringsverktøyet i Webgate

Digitale rapporter – Business Insight

Er du rapporteringsansvarlig i din bedrift? Med våre digitale og automatiserte rapporter har du full oversikt over bedriftens reisemønster og kostnader, direkte i reiseportalen Webgate.

Alle med rapporterings-tilgang vil finne Business Insight/Business Insight PRO på samme sted som man bestiller reiser. Her har du blant annet mulighet til å hente ut oversikt over totale reisekostnader, snittpriser, kostnader per leverandør, CO2 og onlineandel.

Les mer om våre digitale rapporter her.

Utlegg

Utlegg, reiseregninger og kjøregodtgjørelser er det kjedeligste med å være på reise, men heldigvis finnes det løsninger som gjør det til en lek! Med «Utlegg» blir du ferdig i det du går inn døren hjemme.

Ta bilde av kvittering – last det opp som vedlegg – og vipps, reiseregningen er ferdig! Du kan bruke løsningen for alle reiser, altså uavhengig om reisen er bestilt hos Berg-Hansen eller ikke.

Har du glemt hvordan du bruker denne løsningen, eller vil du vite mer? Klikk her.

Når skal du ringe en reiserådgiver?

I enkelte tilfeller er det eneste riktige å ringe oss – og da er våre dyktige reiserådgivere beredt til å bistå. Eksempler på slike tilfeller er:

Når du skal bestille lange og komplekse reiser, f.eks. i nord eller oversjøisk.
Dersom du skal bestille reiser for flere uten profil, og du selv ikke har utvidet reisebestiller-tilgang (ref. informasjonen lenger opp, under «Reiseportalen Webgate»).
Når hotellet du ønsker å bestille ikke finnes tilgjengelig i portalen. OBS! Årsaken til at enkelte hoteller ikke dukker opp, er ofte fordi bedriften din ikke har avtale med hotellet og derfor ikke ønsker at du skal benytte det. Det kan være nyttig å undersøke internt hvilke hoteller dere har avtale med, før du evt. kontakter oss.

Klikk her for kontaktinformasjon.