Enkel oppstart = fornøyde ansatte
Vi elsker å ta imot nye kunder i Berg-Hansen! Og for at kundene skal bli like glad i oss er det viktig at vi får en fin start på kundeforholdet. Implementering av nye kunder er derfor noe vi fokuserer mye på, og vi stiller med et eget ekspert-team når vi ønsker nye kunder velkommen inn i «Berg-Hansen familien».
La oss aller først starte med ordet «implementering». Ikke akkurat et ord som forbindes med «velkommen!». Enkelt forklart betyr dette igangsetting, og det er dette denne bloggen skal dreie seg om. Hele hensikten med å inngå en reisebyråavtale er å gi de ansatte i din bedrift en så enkel reisehverdag som mulig. Både før, under og etter reisen.
Vi gir her 4 enkle tips på hva din bedrift bør tenke på når dere skal igangsette reisebyråavtalen, for å gjøre oppstarten så enkelt som mulig for deres ansatte.
1. Gode forberedelser
En god og åpen dialog mellom bedriften og det nye reisebyrået sørger for å man unngår misforståelser, slik at alle behov og ønsker blir ivaretatt. Hvordan er reisemønsteret? Skal alle ansatte bestille online? Skal de ansatte reise på økonomi eller businessbilletter? Hvilke hotellkjeder skal prioriteres? Her må alle fakta og behov «på bordet» for at din bedrift skal få mest mulig ut av besparelsene som kan oppnås.
Det er også viktig at implementeringen skjer i det tempoet bedriften ønsker. Ingen bedrifter er like, og nettopp vår brede erfaring med kunder fra alle typer virksomheter og størrelser, gjør at vi enkelt kan se hva som mest hensiktsmessig for nettopp din bedrift.
Implementeringen starter med et implementeringsmøte. Her gjennomgår vi og avklarer milepæler, ansvar og tidsfrister, samt dato for oppstart. Implementeringsteamet setter opp systemer og skreddersyr i henhold til bedriftens ønsker og avtaler. Reisebyrået er ansvarlig for kvalitetssjekk av alle ledd i implementeringen, slik at alt er klart ved oppstart.
2. Forankring hos ledelsen
Dersom ledelsen ikke ser behovet for å ha en reisebyråavtale, er det bare å legge avtalen usignert i skuffen. Enkelt og greit!
3. Involvere ulike avdelinger/fagmiljøer i forkant
Det er ikke bare avtaleansvarlig eller innkjøper som alene skal stå for denne prosessen. Ulike fagmiljøer anbefales å involvere:
• Regnskap: Hva slags betalingsmåte skal gjelde? Hva må komme frem av kvitteringen/fakturaen slik at det blir enkelt å håndtere denne i etterkant?
• HR: Hvordan skal profiler opprettes? Hva slags reisepolicy skal være gjeldene, og hvordan kan reisebyrået hjelpe til med å følge denne?
• Beredskap: Hva anser bedriften som deres ansvar overfor sine ansatte mens de er på reise? Og hvem i bedriften skal varsles ved uforutsett hendelser som påvirker de ansatte? Hvordan skal de ivaretas?
• Innkjøp: Sørge for at bedriftens leverandøravtaler blir kommunisert med reisebyrået. Hva er betingelsene, og hva er målene for besparelse? Her kan reisebyrået sørge for at bedriften får mest mulig ut av eksisterende avtaler, samt være behjelpelig i forhandlinger av nye avtaler.
• Informasjonsavdeling: Sørge for at innlogging til onlineløsning, reisepolicy og andre reisetips som kommer fra reisebyrået, ligger lett tilgjengelig på bedriftens interne kanaler.
4. Opplæring, kommunikasjon og tilstedeværelse
Våre onlineløsninger er enkle å bruke, men noen ønsker allikevel opplæring i forkant av oppstart. Dette er med på å sikre at alle blir trygge på det nye verktøyet, og kommer raskt i gang med å ta det i bruk.
Informasjon til alle ansatte, med brukernavn og passord til reiseprofilen, en enkel oppskrift på hvordan du bestille den første reisen og annen nyttig informasjon rundt avtalen, er en viktig del av «oppstartspakken».
I tillegg liker vi i Berg-Hansen veldig godt å være tilstede på denne dagen. Det er en fin markering på overgangen til nytt reisebyrå, hvor vi kan svare på spørsmål, dele ut informasjon og være en support for de som skal bruke onlineløsningen for første gang.
Nytt reisebyrå, nye muligheter
En ny reisebyråavtale kan bety en ny og frisk start for bedriftens reisevirksomhet. Nå er tiden inne for å oppdatere reisepolicy, og børste støv av «gamle» leverandøravtaler som ikke har noen reell verdi, og som ingen overholder.
Nå er muligheten her for å tenke nytt og sørge for en mer effektiv reisehverdag!