Covid-19: Er du en ansvarlig arrangør?
Korona har totalt endret hvordan vi forholder oss til hverandre, og dermed satt nye krav til hvordan vi håndterer smittevern. Ikke minst er dette kritisk når du samler kunder eller kolleger til et arrangement, enten det er et møte, konferanse, firmatur eller event. Men vet du egentlig hva det vil si å være en ansvarlig arrangør?
I Berg-Hansen gjennomfører vi årlig tusenvis av små og store oppdrag for våre kunder. Mange av disse er mindre møter, seminarer og konferanser hvor oppdragsgiver klarer seg uten en prosjektleder fra oss tilstede under gjennomføring, og hvor oppdragsgiver selv holder i deltakerkommunikasjon i forkant av oppdraget.
I disse dager er det ekstra viktig å være klar over det ansvaret man har når man gjennomfører et arrangement på et offentlig sted. Berg-Hansen holder tett dialog med sine underleverandører, og understreker viktigheten av at alle våre leverandører må følge FHI sine retningslinjer for smittevern. De delene av oppdraget du holder i selv gir deg et ansvar som ansvarlig arrangør. Ansvaret må tas på alvor og er knyttet til en rekke retningslinjer du kanskje ikke er klar over.
Du bør ha en sjekkliste
Alle ønsker at deltakerne skal oppleve at arrangementet er trygt, og gjennomført på en forsvarlig og profesjonell måte, sett fra at smittevernhensyn. Det er derfor ekstremt viktig at arrangør forstår sitt ansvar, og hvilke arbeidsoppgaver som tilfaller den ansvarlige både i forkant og under selve arrangementet.Våre prosjektledere har laget en egen sjekkliste med detaljert beskrivelser av hva som må gjøres av tiltak, både i forkant og underveis i arrangementet. Denne sjekklisten inneholder blant annet våre anbefalinger om:
- Informasjon som skal ut til deltakere i forkant av arrangement
- Plassering av deltakere for eventuell smittesporing
- Organisering av køer
- Håndtering av konkrete smittetilfeller
- Informasjonsmateriell som kan skrives ut og henges opp i lokalene
Dette er bare fem av punktene av sjekklisten du bør ha før gjennomføring av arrangementer. Ønsker du å få tilsendt hele sjekklisten? Send oss en e-post!
Vi kan være din ansvarlige arrangør
Om dere føler at ansvaret som ansvarlig arrangør blir for stort, omfattende, uoversiktlig eller tidkrevende, så har vi i Berg-Hansen prosjektledere som daglig tar dette totalansvaret på vegne av våre kunder. Vi sørger for at arrangementet gjennomføres trygt fra A til Å. Kontakt oss dersom du ønsker bistand på ditt neste arrangement.
Vil du vite mer om hva det innebærer å være en ansvarlig arrangør? Les her.