Huskeliste for deg som skal bestille foredragsholder
De fleste norske virksomheter har minst ett arrangement i året hvor de bruker eksterne foredragsholdere. Å bestille en foredragsholder er likevel noe de fleste gjør sjelden. Her våre beste tips på hva du bør tenke på når du skal bestille foredragsholder.
I samarbeid med Norges fremste formidler av foredragsholdere, Talerlisten, gir vi deg her 7 tips til hvordan du kan få den riktige foredragsholderen til ditt arrangement!
1. Beskriv dine behov og mål
Tenk godt gjennom hva dere vil oppnå med foredraget. Er det for å motivere ansatte? Vil dere øke kunnskapen om digitalisering? Vil dere få inspirasjon til å skape mer arbeidsglede? «Vi ønsker å bestille en foredragsholder» er en veldig generell bestilling å forholde seg til for Berg- Hansen og andre som jobber med rådgivning innen foredrag. Beskriv: Hva er målet med foredraget? Hvilket tema ønsker dere foredragsholderen skal snakke om? Hvem er publikum? (kjønn, alder, utdanning, arbeidsoppgaver) Basert på denne informasjonen er det lettere å finne rett foredragsholder. Det er også lettere for den eller de som får henvendelsen å avgjøre om de kan ta på seg oppdraget.
2. Se opp for «gratisfella»
Mange som bestiller en foredragsholder er også ute etter å spare penger. Det er forståelig, men mange går da i «gratisfella» og får en foredragsholder som egentlig er der for å presentere bedriften eller produktet sitt. Spesielt innen temaer som sosiale medier og salg er det mange foredragsholdere som egentlig er selgere eller konsulenter. Pass opp for dette. Gratis er ikke alltid bra.
3. Vurder flere foredragsholdere
Som i andre sammenhenger er det lurt å ha flere alternativer å velge mellom. Bruker du en foredragsformidler, vil disse kunne sende deg flere forslag i ulike prisklasser.
4. Tenk på mangfold
Norske seminarer har lenge være dominert av voksne, hvite menn, ofte fra de samme miljøene. Når du skal bestille foredragsholder, tenk litt utradisjonelt og på at det kan være personer som skiller seg litt ut som kan ha viktig kunnskap og verdifulle erfaringer å dele. Kjønn er én dimensjon du må tenke på. En annen er alder. En foredragsholder med minoritetsbakgrunn eller en som representerer et annet livssyn eller levemåte kan også være med å øke mangfoldet.
5. Sjekk referanser for foredragsholderne
Som ved en ansettelse, er det lurt å sjekke ferske referanser på de foredragsholderne du vurderer. Da kan du se hvordan andre arrangører har vurdert den enkelte foredragsholderen. Du kan også be foredragsholder om referansepersoner du kan kontakte.
6. Avklar behov med foredragsholderen på forhånd
Hver virksomhet er ulik, og en proff foredragsholder vil gjøre sitt beste for å tilpasse innholdet til akkurat dere. Derfor er det smart å be om et formøte, der dere snakker om deres behov og ønsker, og foredragsholder kan stille spørsmål. Denne samtalen kan skje ansikt-til-ansikt, over telefon eller via for eksempel Skype. Be gjerne foredragsholder oppsummere det viktigste dere snakket om, så dere er sikre på at dere er enige om mål og leveranse.
7. Lag en skriftlig avtale med foredragsholder
Dette bør en ordrebekreftelse inneholde:
- Dato, klokkeslett og lengde for foredraget. Husk tydelig adresse og evt. hotellnavn!
- Foredragsholders e-post og telefonnummer.
- Foredragsholders pris, presisert med eller uten mva. Husk: Reise kommer i tillegg.
- Hvilke tekniske behov foredragsholderen har
- Rettigheter hvis dere ønsker å avbestille eller foredragsholder bli forhindret
Ved å følge disse seks tipsene, vil du lettere finne riktig foredragsholder til ditt arrangement.
Har du mye annet å gjøre, kan vi i Berg-Hansen hjelpe deg med å finne foredragsholder og sørge for at prosessen i forveien, underveis og etterkant blir smidig og effektiv. Ta kontakt med oss!