Covid-19: Møter, konferanser og events – Hvilke regler gjelder?
Det kommer stadig nye og oppdaterte restriksjoner på smitteverntiltak, både nasjonalt og kommunalt. Dette får konsekvenser for hvordan vi gjennomfører både fysiske og digitale møter, konferanser og events i tiden fremover.
Det er ingen tvil om at næringslivet trenger å møtes. Vi trenger å diskutere, inspirere, engasjere, motivere, planlegge fremtiden og oppleve at vi er del av et fellesskap. Selv med en pandemi over oss, er det fullt mulig å gjennomføre arrangementer så lenge gjeldende regler og smittevern følges.
Gjennomføring av digitale arrangementer og COVID-19
Heldigitale arrangementer er et godt alternativ til planlagte konferanser og eventer. Med digitale arrangementer kan du skape interaksjon, og nå ut til enda flere enn du ville gjort med et fysisk arrangement.
Hvilke regler som gjelder for antall personer på scenen, antall personer i samme rom etc., avhenger av hvilken kommune sendingen skal gjennomføres i. Skal sendingen kjøres fra Oslo, må du sette deg inn i hvilke regler som gjelder for gjennomføring av digitale arrangementer der. Det er selvfølgelig også viktig at de generelle smittevernreglene følges, som god håndhygiene og én meters avstand.
Vi anbefaler deg å sjekke gjeldene kommunes nettside, for korrekt informasjon.
Her finner du korona-sidene til våre fire største kommuner:
Oslo kommune sine regler for arrangementer på offentlig sted
Bergen kommune sine smittevernregler
Trondheim kommune sin samleside for koronainformasjon
Stavanger kommune sine gjeldene koronaregler
Vi hjelper deg!
Våre prosjektledere har det siste året gjennomført en rekke digitale arrangementer, enkelte med flere tusen deltakere. Da har det vært ulike scener og sendinger i flere byer samtidig. Digitale arrangementer er utrolig spennende, og byr på en hel rekke muligheter.
Vi sparrer gjerne sammen med deg, om ditt neste digitale arrangement. Vi kommer med løsninger som passer ditt behov, og som følger gjeldende regelverk i den kommunen sendingen skal kjøres fra.
Les mer om fordeler med digitale arrangement her.
Gjennomføring av fysisk arrangementer på offentlig sted
Hva som er tillatt og ikke tillatt av fysiske arrangementer, varierer veldig fra kommune til kommune. Etter ulike utbrudd av de muterte virusvariantene, opplever enkelte kommuner at det er betydelig strengere enn ellers i landet.
Det er også ulike regler om arrangementet er innendørs eller utendørs, og det er ulike regler dersom eksempelvis setene på innendørsarrangementet er fastmontert eller ikke.
De nasjonale reglene for fysiske arrangementer, finner du her:
https://www.regjeringen.no/no/tema/Koronasituasjonen/sporsmal-og-svar-om-koronasituasjonen/sporsmal-og-svar-om-arrangementer/id2703876/#tocNode_1
Vi anbefaler her, i likhet med digitale arrangementer, at du klikker deg inn på kommunens nettside og setter deg inn i hvilke regler som gjelder for akkurat din kommune.
De generelle smittevernreglene som gjelder for alle arrangement er fremdeles:
- Krav om registrering av deltakere ved ankomst, for evt. enkel smittesporing
- Én meters avstand mellom alle deltakerne
- Mulighet for vasking/spriting av hender ved ankomst og underveis
- Ved mistanke om sykdom skal deltaker holde seg hjemme
- Arrangementet må avholdes av en ansvarlig arrangør
Vi er oppdaterte på gjeldende regler!
Våre prosjektledere holder seg oppdatert på gjeldende regler, og vil selvfølgelig hjelpe deg igjennom jungelen av informasjon. Vi gjennomfører alle våre arrangementer i tråd med gjeldende regelverk, både fysisk og digitalt.
Telefon: +47 810 56 810
E-post: grupper@berg-hansen.no
Du må ha en ansvarlig arrangør til gjennomføringen
Ansvarlig arrangør skal ha oversikt over hvem som er til stede, gi informasjon til de inviterte om smittevernreglene og ha ansvar for at reglene overholdes. Ansvarlig arrangør kan enten være den som leier et lokale, eller den som er utleier av lokalet. Dette må avklares mellom utleier og leietaker før arrangementet starter. Hvis man leier et lokale uten å ha en klar avtale med utleieren om hvem som står som ansvarlig arrangør, vil det lett bli leietakeren selv som blir holdt ansvarlig.
For å gjøre ditt arrangement så trygt som mulig, kan vi tilby tilstedeværelse fra en av våre erfarne prosjektledere. Da vil prosjektlederen være smittevernansvarlig på ditt arrangement. Smittevernsansvarlig kvalitetssikrer smittevernet i forkant av- og under arrangementet, og sørger for at både du og deltakerne føler seg ivaretatt. Smittevernsansvarlig sørger for koordinering og oppfølging av smittevernstiltak med lokalet, transport, restaurant og eventuelle andre leverandører, og oppbevarer en nøye utarbeidet smittevernssjekkliste i 14 dager etter endt arrangement.
Her er sjekklisten du trenger for å være en ansvarlig arrangør.