Slik forhandler du de beste leverandøravtalene
Det er ingen hemmelighet at leverandørforhandlinger kan være ressurs- og tidkrevende, men gevinsten i andre enden kan potensielt bli stor. Her er innkjøpssjef, Camilla Valdem Pigere, sine råd og anbefalinger, til deg som skal reforhandle- eller forhandle nye avtaler.
- Skaff deg oversikt over alle avtalene du har, eventuelt hvilke leverandører du ønsker å inngå avtale med. Gå over disse med et kritisk blikk. Trenger du egentlig avtale med «alle» de store hotelleverandørene? Noen av kjedene vil kunne gi deg et bedre tilbud dersom du kun inngår avtale med noen få. Færre leverandører betyr større volum per leverandør.
- Be om en fast kontaktperson hos ønsket leverandør. Presenter korrekte volumtall og hvilke utsikter bedriften har for fremtidig volum. Bestiller dere alle reiser via et reisebyrå, vil dere enkelt kunne hente ut korrekt statistikk på både transport og overnatting. Be om tilbud basert på så korrekt volum som mulig.
- Skal du inngå fastpris eller dynamisk pris med hotellkjedene? Det er sjeldent gunstig å inngå fastprisavtaler, med mindre dere kun har overnattinger midtuke. Det samme gjelder på dagpakker, innenfor kurs & konferanse. Reisebyrået ditt hjelper deg med å hente ut statistikker på bomønsteret til bedriften, for å se hva som lønner seg.
- Hva fokuserer du på når du skal forhandle frem avtaler med flyselskapene? Tilleggstjenester som bagasje, lounge, FastTrack og fleksible ombookingsregler kan ha større verdi for bedriften totalt sett, enn det en liten rabatt i pris vil kunne ha.
- Når du mottar tilbudet fra leverandøren må du sette deg godt inn i det med liten skrift, så du er sikker på at du kan levere det leverandøren forventer tilbake. Stiller de krav til omsetning, antall romnetter eller markedsandeler som er urealistiske?
- Oppfyller leverandørene de kravene bedriften din stiller innenfor miljø, bærekraft og samfunnsansvar? Sørg for å ha en liste med krav, prioritert i den rekkefølgen som er viktig for bedriften din. Det er mulig leverandørene ikke kan oppfylle alle krav, så listen din bør inneholde en ramme for når en avtale er «god nok».
- For å kunne drive en bærekraftig, sunn og lønnsom virksomhet, må det være rom for at leverandørene også skal tjene penger. Gå derfor inn i forhandlingene med en innstilling om at avtalen skal være en god deal for begge parter.
- Når avtalene med leverandørene er signert, er det viktig å pleie de. Leveres det i henhold til avtale? Er de reisende fornøyde med produktene og tjenestene? Er avtalebetingelsene fortsatt konkurransedyktige? Reiselivsbransjen er en dynamisk bransje som kontinuerlig er i endring, så her er det viktig å være proaktiv.
Vil du vite mer?
Har du spørsmål rundt våre leverandøravtaler? Eller ønsker du å vite mer om oss som reisebyrå og hva vi kan tilby din bedrift? Ta kontakt med oss her!